Arbeitszeiterfassung: Was die Pflicht des Arbeitgebers für dich bedeutet

Ja, jeder Arbeitgeber in Deutschland muss die Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13.09.2022 entschieden (1 ABR 22/21). Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es mit Stand 27.10.2026 aber noch nicht.

Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber. Für dich als Beschäftigte oder Beschäftigten heißt das vor allem, dass deine gesamte Arbeitszeit festgehalten werden soll, nicht nur die Überstunden.

Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat

Anlass war ein Streit um die Frage, ob ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen kann. Das BAG hat das verneint, weil die Pflicht schon im Gesetz steht. Die Pressemitteilung fasst den Kern so zusammen:

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Hintergrund ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (C-55/18, CCOO). Das BAG gibt es so wieder: Die Mitgliedstaaten müssen die Arbeitgeber verpflichten, „ein objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen“. Das BAG hat das deutsche Arbeitsschutzgesetz im Licht dieses Urteils ausgelegt. Ein eigenes Gesetz zur Zeiterfassung brauchte es dafür nicht.

Eine bestimmte Form schreibt das geltende Recht nicht vor. Verlangt wird ein System, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden aufgezeichnet werden. Nach dem BAG muss die Erfassung „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen“. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können auch „Aufzeichnungen in Papierform genügen“. Das kann eine Stempeluhr sein, eine App oder eine Tabelle.

Welche Aufzeichnungspflichten es außerdem gibt

Neben der allgemeinen Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es ältere, engere Regeln:

Regel	Für wen	Was aufgezeichnet wird	Aufbewahrung
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG	alle Arbeitgeber	die geleistete Arbeitszeit	im Gesetz nicht geregelt
§ 16 Abs. 2 ArbZG	alle Arbeitgeber	jede Arbeitszeit über 8 Stunden pro Werktag	mindestens 2 Jahre
§ 17 Abs. 1 MiLoG	Minijobs und Branchen nach § 2a SchwarzArbG	Beginn, Ende und Dauer, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag	mindestens 2 Jahre
§ 21a Abs. 7 ArbZG	Fahrerinnen und Fahrer im Straßentransport	die gesamte Arbeitszeit	mindestens 2 Jahre

Zu den Branchen nach § 2a SchwarzArbG gehören zum Beispiel das Baugewerbe, Gaststätten und Hotels, die Gebäudereinigung, das Transport- und Logistikgewerbe und das Wach- und Sicherheitsgewerbe. Minijobs in Privathaushalten sind von § 17 MiLoG ausgenommen. Fahrerinnen und Fahrer im Straßentransport bekommen nach § 21a Abs. 7 ArbZG auf Verlangen eine Kopie ihrer Aufzeichnungen.

Was die Pflicht für dich bedeutet

Die Pflicht ist die des Arbeitgebers. Er muss das System bereitstellen und es nach dem BAG auch tatsächlich verwenden. Das Aufzeichnen selbst darf er an die Beschäftigten delegieren, etwa so, dass du Beginn und Ende selbst einträgst. Verantwortlich bleibt er trotzdem.

Der Betriebsrat redet beim Wie mit. Die Einführung kann der Betriebsrat nicht über die Einigungsstelle erzwingen, das hat das BAG entschieden. Bei der Ausgestaltung des Systems hat er nach dem BAG aber ein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG, der Vorschrift zum Gesundheitsschutz. Führt der Arbeitgeber ein elektronisches System ein, kommt außerdem § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht: die Mitbestimmung bei „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Nach verbreiteter Ansicht fallen viele elektronische Zeiterfassungen darunter.

Die Daten betreffen dich. Aufzeichnungen über deine Arbeitszeit sind personenbezogene Daten. Nach Art. 15 DSGVO können Beschäftigte Auskunft über die gespeicherten Daten verlangen.

Kontrolle durch Behörden. Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überwachen nach § 17 Abs. 1 ArbZG die nach Landesrecht zuständigen Aufsichtsbehörden. Für den Mindestlohn sind nach § 14 MiLoG die Behörden der Zollverwaltung zuständig.

Warum eine eigene Aufzeichnung trotzdem hilft

Eine Zeiterfassung beim Arbeitgeber ändert nichts daran, wer im Streit um Überstunden was vortragen muss. Das BAG hat das in seinem Urteil vom 04.05.2022 (5 AZR 359/21) klargestellt. Wer Überstunden bezahlt haben will, muss zwei Dinge darlegen: dass er mehr als die normale Arbeitszeit gearbeitet hat, und dass der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet, geduldet oder nachträglich gebilligt hat. Weiter heißt es in der Pressemitteilung:

„Diese vom Bundesarbeitsgericht entwickelten Grundsätze zur Verteilung der Darlegungs- und Beweislast für die Leistung von Überstunden durch den Arbeitnehmer und deren Veranlassung durch den Arbeitgeber werden durch die auf Unionsrecht beruhende Pflicht zur Einführung eines Systems zur Messung der vom Arbeitnehmer geleisteten täglichen Arbeitszeit nicht verändert.“

Eine eigene, zeitnahe Aufzeichnung ist deshalb der erste Schritt, um im Streitfall darlegen zu können, wann du gearbeitet hast. Sie ist kein Beweis, über den Wert entscheidet am Ende das Gericht. Sie ersetzt auch nicht die Pflicht des Arbeitgebers. Für den Anfang reicht ein Stundenzettel mit Datum, Beginn, Ende und Pause. Die Arbeitszeit eines Tages ohne Pausen rechnet der Arbeitszeitrechner aus. Wie Überstunden bezahlt oder ausgeglichen werden, steht im Ratgeber zu Überstunden.

Beispiel: eine Arbeitswoche, sauber aufgezeichnet

Lena arbeitet laut Vertrag 38 Stunden pro Woche. Sie trägt jeden Abend Beginn, Ende und Pause ein:

Tag	Beginn	Ende	Pause	Arbeitszeit
Montag	8:00 Uhr	17:15 Uhr	45 Minuten	8:30 Stunden
Dienstag	8:00 Uhr	16:30 Uhr	30 Minuten	8:00 Stunden
Mittwoch	7:30 Uhr	18:00 Uhr	45 Minuten	9:45 Stunden
Donnerstag	8:00 Uhr	16:30 Uhr	30 Minuten	8:00 Stunden
Freitag	8:00 Uhr	14:00 Uhr	keine	6:00 Stunden
Summe				40:15 Stunden

Lena hat in dieser Woche 2:15 Stunden mehr gearbeitet als vereinbart, als Dezimalzahl 2,25 Stunden. Alle Pausen passen zu § 4 ArbZG: Am Freitag sind es genau 6 Stunden, eine Pause ist erst bei mehr als 6 Stunden vorgeschrieben. Montag und Mittwoch liegen über 8 Stunden. Diese Zeiten muss der Arbeitgeber schon nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzeichnen, unabhängig vom BAG-Beschluss.

Ob die 2:15 Stunden bezahlt werden oder auf ein Zeitkonto gehen, regelt ihr Vertrag. Die Tabelle zeigt nur, wann sie gearbeitet hat. Wichtig ist, dass sie zeitnah geschrieben wurde und nicht Wochen später aus dem Gedächtnis.

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung

Bei Vertrauensarbeitszeit legt der Arbeitgeber nicht fest, wann du arbeitest, und kontrolliert es auch nicht. Du teilst die vereinbarten Stunden selbst ein. Das Modell ist weiter erlaubt. Nach verbreiteter Ansicht befreit es aber nicht von der Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen. Nach dem BAG entfällt die Pflicht nur für Beschäftigte, für die der Gesetzgeber auf Grundlage der EU-Arbeitszeitrichtlinie eine Ausnahme geschaffen hat. Ob dazu § 18 ArbZG zählt, etwa für leitende Angestellte, hat es offengelassen. Eine Ausnahme für Vertrauensarbeitszeit gibt es im Gesetz nicht. In der Praxis tragen die Beschäftigten ihre Zeiten bei Vertrauensarbeitszeit oft selbst ein.

Der Entwurf zum Arbeitszeitgesetz greift das auf. Nach der Zusammenfassung des Paritätischen heißt es dort: „Die Möglichkeit von Vertrauensarbeitszeit wird durch die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung nicht beeinträchtigt.“

Was sich mit dem Entwurf vom Juni 2026 ändern würde

Im Juni 2026 wurde ein Entwurf aus dem Arbeitsministerium bekannt. Nach der Zusammenfassung des Paritätischen sieht er eine elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit am selben Tag vor. Die Aufzeichnung soll auch durch die Beschäftigten selbst erfolgen dürfen. Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sollen auf Papier bleiben dürfen, für Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten sind Übergangsfristen geplant.

Beschlossen ist das nicht. Ein Kabinettsbeschluss fehlt, und im Bundestag liegt kein Entwurf. Den Stand erklärt der Ratgeber zum Arbeitszeitgesetz. Bis dahin gilt die Pflicht in der Form, die das BAG 2022 beschrieben hat.