Stundenzettel-Vorlage als PDF und Excel

Was auf dem Stundenzettel steht

Oben trägst du deinen Namen und deinen Arbeitgeber ein. Darunter hat jeder Tag des Monats eine Zeile mit Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit und Bemerkung. Unter der Tabelle stehen die Summe des Monats, die Summe in Dezimalstunden und zwei Felder für Unterschriften.

In der Excel-Datei sind Arbeitszeit und Summen Formeln. Du gibst nur Beginn und Ende mit Doppelpunkt ein, etwa 8:00, und die Pause in Minuten. Endet eine Schicht nach Mitternacht, rechnet die Formel trotzdem richtig. Welche Formeln das sind, zeigt der RatgeberZeiterfassung mit Excel.

So füllst du ihn aus

Trag jeden Tag ein, am besten am selben Abend. Die Arbeitszeit ist Ende minus Beginn minus Pause.

Beispiel: Du arbeitest von 8:00 bis 16:45 Uhr und machst 30 Minuten Pause. Von Beginn bis Ende sind es 8:45 Stunden, ohne die Pause bleiben 8:15. Das sind 8,25 Dezimalstunden. Weil du mehr als 6 Stunden arbeitest, schreibt § 4 ArbZG mindestens 30 Minuten Pause vor.

Am Monatsende zählst du die Arbeitszeit aller Tage zusammen. Dabei hilft der Stundenrechner, in Dezimalstunden umrechnen kannst du mit Minuten in Dezimal. Urlaub, Krankheit und Feiertage schreibst du in die Spalte Bemerkung, damit sie nicht wie Fehlzeiten aussehen.

Was im Minijob aufgeschrieben werden muss

Für Minijobs nach § 8 Abs. 1 SGB IV und für die Branchen aus § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG, „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren“. Zu den Branchen gehören zum Beispiel das Baugewerbe, Gaststätten und Hotels, die Gebäudereinigung, das Transport- und Logistikgewerbe und das Wach- und Sicherheitsgewerbe. Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV).

Beginn, Ende und Dauer hat diese Vorlage in jeder Zeile. Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber. Er darf die Zeiten auch von den Beschäftigten aufschreiben lassen. Dass die Liste stimmt, muss nach dem Bundesarbeitsministerium aber er sicherstellen. Mehr dazu steht im Ratgeber Arbeitszeitnachweis.

Ein eigener Stundenzettel ist im Streit um Überstunden der erste Schritt deiner Darlegung, kein Beweis. Mit Meine Arbeitszeit Plus speichert die App ab Dezember 2026 zu jedem Eintrag, wann du ihn erfasst hast, und erstellt am Monatsende einen ausgefüllten Arbeitszeitnachweis als PDF.