Überstunden nachweisen: Was das Bundesarbeitsgericht verlangt und was du aufschreiben kannst

Wer vor dem Arbeitsgericht Geld für Überstunden verlangt, muss zwei Dinge darlegen: an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat, und dass der Arbeitgeber die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet hat. Daran hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 04.05.2022 festgehalten (5 AZR 359/21), auch nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Zeiterfassung.

Eine eigene Aufzeichnung, die du zeitnah führst, ist der erste Schritt dieser Darlegung. Sie ist kein Beweis. Wie viel sie wert ist, beurteilt das Gericht. Ob ein Anspruch besteht, hängt außerdem vom Arbeitsvertrag, vom Tarifvertrag und vom Einzelfall ab.

Die zwei Stufen der Darlegung

Im Streit um Überstundenvergütung gilt eine abgestufte Darlegungslast. Die erste Stufe beschreibt das BAG so (Rn. 15):

„Dabei genügt der Arbeitnehmer seiner Darlegungslast, wenn er schriftsätzlich vorträgt, an welchen Tagen er von wann bis wann Arbeit geleistet oder sich auf Weisung des Arbeitgebers zur Arbeit bereitgehalten hat.“

Darauf muss der Arbeitgeber im Einzelnen antworten: welche Arbeiten er zugewiesen hat und an welchen Tagen du ihnen von wann bis wann nachgekommen bist oder nicht. Tut er das nicht, gelten die vorgetragenen Stunden nach § 138 Abs. 3 ZPO als zugestanden.

Die zweite Stufe ist die schwierigere. Der Arbeitgeber muss Überstunden nur bezahlen, wenn er sie veranlasst hat oder sie ihm zuzurechnen sind. Nach dem BAG müssen sie „vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder jedenfalls zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gewesen sein“ (Rn. 18). Auch das müssen Beschäftigte darlegen. Was das Gericht dafür jeweils verlangt:

Veranlassung	Was nach dem BAG darzulegen ist
ausdrücklich angeordnet	wer wann auf welche Weise wie viele Überstunden angeordnet hat (Rn. 31)
stillschweigend angeordnet	dass die zugewiesene Arbeit in der normalen Arbeitszeit nicht zu schaffen war oder ein Zeitrahmen vorgegeben war, der nur mit Überstunden einzuhalten war (Rn. 32)
gebilligt	dass der Arbeitgeber mit bestimmten, schon geleisteten Überstunden einverstanden war, etwa weil eine Vorgesetzte die Stunden abgezeichnet hat (Rn. 34)
geduldet	von welchen Überstunden der Arbeitgeber wann und wie erfahren hat und dass danach weitere Überstunden folgten (Rn. 36)

Zwei Sätze aus dem Urteil sind für jede Aufzeichnung wichtig. Die bloße Anwesenheit im Betrieb begründet keine Vermutung, dass Überstunden nötig waren (Rn. 32). Und es reicht für eine Billigung nicht, wenn der Arbeitgeber deine Stundenliste nur widerspruchslos entgegennimmt (Rn. 34).

Was die Pflicht zur Zeiterfassung daran ändert

Der Europäische Gerichtshof hat am 14.05.2019 entschieden (C-55/18, CCOO), dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, „ein objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen“. So gibt es das BAG wieder. 2022 hat das BAG das deutsche Arbeitsschutzgesetz im Licht dieses Urteils ausgelegt: Jeder Arbeitgeber muss nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System haben, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Mehr dazu steht im Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung.

Für den Streit um Geld ändert das nichts. Die Pressemitteilung zu 5 AZR 359/21 sagt:

„Diese vom Bundesarbeitsgericht entwickelten Grundsätze zur Verteilung der Darlegungs- und Beweislast für die Leistung von Überstunden durch den Arbeitnehmer und deren Veranlassung durch den Arbeitgeber werden durch die auf Unionsrecht beruhende Pflicht zur Einführung eines Systems zur Messung der vom Arbeitnehmer geleisteten täglichen Arbeitszeit nicht verändert.“

Der Grund: Die EU-Arbeitszeitrichtlinie dient dem Gesundheitsschutz. Nach der Pressemitteilung finden ihre Bestimmungen „grundsätzlich keine Anwendung auf die Vergütung der Arbeitnehmer“.

Die Zeiterfassung des Arbeitgebers kann trotzdem helfen, und zwar auf der ersten Stufe. Im entschiedenen Fall hatte ein Auslieferungsfahrer seine Arbeitszeiten für jeden Tag aufgelistet und sich dabei auf die Zeiterfassung des Arbeitgebers gestützt. Das reichte für die erste Stufe (Rn. 16). An der zweiten scheiterte er. Die Aufzeichnung von Kommt- und Geht-Zeiten zeigte nicht, dass der Arbeitgeber von bestimmten Überstunden wusste oder sie gebilligt hatte (Rn. 35 und 36). Und er hatte nicht konkret beschrieben, warum er auf seinen Touren keine Pausen machen konnte (Rn. 33 und 37).

Was eine eigene Aufzeichnung enthalten sollte

Aus diesen Anforderungen ergibt sich, welche Angaben im Streit gebraucht werden. Eine bestimmte Form für deine eigene Aufzeichnung nennt das BAG dabei nicht.

Angabe	Warum sie zählt
Datum	Das BAG fragt, an welchen Tagen du gearbeitet hast (Rn. 15).
Beginn und Ende	von wann bis wann, für jeden einzelnen Tag (Rn. 15)
Pausen mit Uhrzeit	Ruhepausen zählen nach § 2 Abs. 1 ArbZG nicht zur Arbeitszeit.
wenn keine Pause möglich war: warum	Eine pauschale Behauptung reichte dem BAG nicht (Rn. 33).
was du gemacht hast	Ob Überstunden nötig waren, hängt von der Tätigkeit und den Abläufen ab (Rn. 37).
wer die Überstunden angeordnet hat, wann und wie	zum Beispiel „Teamleiterin per E-Mail, 15:10 Uhr“ (Rn. 31)
wer davon wusste oder sie abgezeichnet hat	für Duldung und Billigung (Rn. 34 und 36)
wann du den Eintrag gemacht hast	Ein Eintrag vom selben Tag ist leichter nachzuvollziehen.

Was die Angaben stützt, kannst du dazulegen: E-Mails, Chatnachrichten, Dienst- oder Tourenpläne. Die Arbeitszeit eines Tages ohne Pausen rechnet der Arbeitszeitrechner aus. Wie Überstunden bezahlt oder ausgeglichen werden, erklärt der Ratgeber zu Überstunden.

Warum Einträge vom selben Tag helfen

Wie viel eine Notiz wert ist, legt kein fester Satz fest. Das Gericht entscheidet nach § 286 Abs. 1 ZPO „nach freier Überzeugung“, ob es eine Behauptung für wahr hält. § 286 Abs. 2 ZPO ergänzt: „An gesetzliche Beweisregeln ist das Gericht nur in den durch dieses Gesetz bezeichneten Fällen gebunden.“ Das BAG trennt dabei, ob ein Vortrag konkret genug ist und ob er glaubhaft ist (Rn. 16). Für beides hilft eine Aufzeichnung, die beim Arbeiten entsteht. Sie enthält Einzelheiten, die Wochen später niemand mehr weiß, und sie passt zu E-Mails und Dienstplänen aus derselben Zeit.

Das BAG nennt selbst einen häufigen Grund, warum Beschäftigte mit Überstundenklagen scheitern (Rn. 28):

„Das Unterliegen von Arbeitnehmern in Überstundenvergütungsprozessen findet seine Ursache nicht selten darin, dass diese bis zur gerichtlichen Geltendmachung von Überstunden über einen längeren Zeitraum abwarten und keine aussagekräftigen Unterlagen (mehr) zur Begründung ihres Anspruchs in Händen haben. Stellt ein Arbeitnehmer aber fest, dass er unbezahlte Überstunden leisten muss, gebietet es schon die Sorgfalt in eigenen Angelegenheiten, sich Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten zu machen.“

Auch das Mindestlohngesetz setzt auf Zeitnähe. Für Minijobs und bestimmte Branchen muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach § 17 Abs. 1 MiLoG „spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages“ aufzeichnen. Musst du einen eigenen Eintrag später ändern, ist eine sichtbare Korrektur mit Datum ehrlicher als ein überschriebener Wert.

Beispiel: eine Woche mit angeordneten Überstunden

Sara arbeitet laut Vertrag 40 Stunden pro Woche, 8 Stunden am Tag. In der Inventurwoche schreibt sie jeden Abend auf:

Tag	Zeit	Pause	Arbeitszeit	Anlass und wer	eingetragen
Montag	8:00 bis 16:30 Uhr	30 Min.	8:00		Mo, 17:00
Dienstag	8:00 bis 18:45 Uhr	45 Min.	10:00	Inventur, angeordnet von Teamleiterin K. per E-Mail um 15:10 Uhr	Di, 19:10
Mittwoch	8:00 bis 17:45 Uhr	45 Min.	9:00	Inventur fertig, K. bis 17 Uhr vor Ort	Mi, 18:00
Donnerstag	8:00 bis 16:30 Uhr	30 Min.	8:00		Do, 17:00
Freitag	8:00 bis 16:30 Uhr	30 Min.	8:00	Wochenliste von K. abgezeichnet	Fr, 16:45
Summe			43:00

Sara hat 3 Stunden mehr gearbeitet als vereinbart. Die E-Mail vom Dienstag zeigt, wer wann auf welche Weise die Überstunden angeordnet hat. Die Unterschrift von K. auf der Wochenliste kann nach dem BAG eine Billigung sein (Rn. 34). Hätte Sara die Liste nur abgegeben und niemand hätte reagiert, reicht das für eine Billigung nach dem Urteil nicht. Dienstag und Mittwoch liegen über 8 Stunden. Diese Zeiten muss der Arbeitgeber ohnehin nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzeichnen.

Ob die 3 Stunden bezahlt oder auf einem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden, regelt Saras Vertrag oder ihr Tarifvertrag. Den Saldo einer Woche oder eines Monats rechnet der Überstundenrechner aus.

Ausschlussfristen und Verjährung

Eine gute Aufzeichnung hilft nicht mehr, wenn der Anspruch schon erloschen ist.

Verjährung. „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.“ (§ 195 BGB) Die Frist beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du die Umstände kennst oder ohne grobe Fahrlässigkeit kennen müsstest. Wer von seinen Überstunden weiß, für den verjährt die Vergütung für Überstunden aus dem März 2026 also mit Ablauf des 31.12.2029.

Ausschlussfristen. Viele Arbeits- und Tarifverträge verlangen, dass du Ansprüche innerhalb weniger Monate geltend machst. Danach erlöschen sie, auch wenn die Verjährung noch läuft. Den Anspruch auf den Mindestlohn können solche Fristen nach § 3 MiLoG nicht beschränken. Welche Frist gilt, steht im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag.

Womit du aufzeichnen kannst

Ein Stundenzettel auf Papier, den du jeden Tag ausfüllst, kann alle Angaben aus der Tabelle oben enthalten. Wer digital aufzeichnen will: Meine Arbeitszeit Plus speichert ab Dezember 2026 zu jedem Eintrag, wann du ihn erfasst hast, und erstellt am Monatsende einen Arbeitszeitnachweis als PDF. Auch dieser Nachweis ist eine Dokumentation und kein Beweis. Die Pflicht deines Arbeitgebers zur Arbeitszeiterfassung bleibt davon unberührt.