Arbeitszeitnachweis: Pflichten des Arbeitgebers, Inhalt und Stundennachweis im Minijob

Ein Arbeitszeitnachweis hält fest, an welchen Tagen du von wann bis wann gearbeitet hast und wie lange deine Pausen waren. Führen muss ihn dein Arbeitgeber: für alle Beschäftigten nach dem Arbeitsschutzgesetz, für Minijobs und bestimmte Branchen nach § 17 MiLoG mit Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags.

Daneben kannst du einen eigenen Nachweis führen. Mit ihm kannst du die Abrechnung prüfen, und im Streit um Überstunden ist er der erste Schritt der Darlegung.

Arbeitszeitnachweis, Stundennachweis, Stundenzettel

Im Alltag werden die drei Wörter meist für dasselbe gebraucht: eine Liste deiner Arbeitszeiten, oft für einen Monat. Im Gesetz steht das Wort in der Überschrift von § 16 ArbZG: „Aushang und Arbeitszeitnachweise“. Das Mindestlohngesetz spricht in § 17 von „Aufzeichnungen“. Ein Tätigkeitsnachweis zeigt zusätzlich, was du gemacht hast, zum Beispiel für ein Projekt oder einen Kunden.

Nicht zu verwechseln ist das mit dem Nachweis nach dem Nachweisgesetz. Das ist die Niederschrift deiner Vertragsbedingungen, die der Arbeitgeber dir aushändigen muss. Nach § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 8 NachwG gehören dazu „die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten“. Daraus ergibt sich dein Soll, an dem der Arbeitszeitnachweis gemessen wird.

Wer einen Arbeitszeitnachweis führen muss

Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber. Es gibt eine allgemeine Regel und mehrere engere.

Alle Arbeitgeber. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) muss jeder Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System haben, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden aufgezeichnet werden. Nach dem BAG muss die Erfassung „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen“. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können auch „Aufzeichnungen in Papierform genügen“. Das Aufzeichnen selbst darf der Arbeitgeber an die Beschäftigten delegieren. Verantwortlich bleibt er trotzdem. Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung.

Arbeit über 8 Stunden am Tag. Schon länger gilt § 16 Abs. 2 ArbZG:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

Minijobs und bestimmte Branchen. Für Minijobs nach § 8 Abs. 1 SGB IV und für die Branchen aus § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG, „Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren“. Zu den Branchen gehören zum Beispiel das Baugewerbe, Gaststätten und Hotels, die Gebäudereinigung, das Transport- und Logistikgewerbe und das Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV). Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung schränkt die Pflicht außerdem ein: für Beschäftigte, deren regelmäßiger Monatslohn über einer bestimmten Grenze liegt, und für Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, die in seinem Betrieb arbeiten (§ 1 MiLoDokV).

Fahrerinnen und Fahrer. Im Straßentransport muss der Arbeitgeber nach § 21a Abs. 7 ArbZG die gesamte Arbeitszeit aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Auf Verlangen bekommen die Fahrerinnen und Fahrer eine Kopie.

Was ein Arbeitszeitnachweis zeigen sollte

Vorgeschrieben sind je nach Regel nur einzelne Angaben, für Minijobs etwa Beginn, Ende und Dauer. Ein Nachweis, mit dem du dein Stundenkonto prüfen kannst, braucht etwas mehr:

Angabe	Wozu
Name, Arbeitgeber, Monat	damit klar ist, wessen Zeiten es sind und welchen Zeitraum der Nachweis abdeckt
Datum jedes Arbeitstags	die Grundlage jeder Summe
Beginn und Ende	verlangt § 17 MiLoG, ebenso das System nach dem BAG
Pausen mit Uhrzeit	Ruhepausen sind nach § 2 Abs. 1 ArbZG keine Arbeitszeit. Die Mindestpausen regelt § 4 ArbZG.
Arbeitszeit ohne Pausen	die „Dauer“ aus § 17 MiLoG
Urlaub, Krankheit, Feiertage	als eigene Zeilen, damit sie nicht wie Fehlzeiten aussehen
Monatssumme, Soll und Saldo	das Soll aus deinem Vertrag, der Saldo zeigt Plus- oder Minusstunden
bei Überstunden: Anlass und wer sie angeordnet hat	wichtig, falls es Streit um die Bezahlung gibt
Datum des Eintrags	zeigt, dass du zeitnah aufgeschrieben hast

Wie viel Pause dir zusteht, erklärt der Ratgeber zur Pausenregelung. Geht es um Überstunden, verlangt das BAG mehr Einzelheiten, etwa wer wann auf welche Weise die Überstunden angeordnet hat. Was genau, steht im Ratgeber Überstunden nachweisen.

Einen eigenen Arbeitszeitnachweis führen

Die Aufzeichnungen des Arbeitgebers liegen beim Arbeitgeber. Mit einem eigenen Nachweis kannst du seine Abrechnung und den Stand deines Arbeitszeitkontos vergleichen. Im Streit um Überstunden ist er der erste Schritt deiner Darlegung, kein Beweis. Das BAG sieht es als Frage der „Sorgfalt in eigenen Angelegenheiten“, sich Aufzeichnungen zu machen, wenn man unbezahlte Überstunden leisten muss (5 AZR 359/21).

So bleibt ein eigener Nachweis brauchbar:

• Jeden Tag eintragen, am besten am selben Abend. Aus der Erinnerung fehlen nach Wochen die Einzelheiten.
• Pausen mit Uhrzeit aufschreiben, nicht nur die Summe.
• Sichtbar korrigieren, mit Datum, statt alte Einträge zu überschreiben.
• Aufheben. Vergütungsansprüche verjähren nach §§ 195, 199 BGB in drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind und du von ihnen wusstest oder ohne grobe Fahrlässigkeit hättest wissen müssen. Viele Arbeits- und Tarifverträge enthalten kürzere Ausschlussfristen.

Ein Stundenzettel auf Papier reicht dafür. Die Arbeitszeit eines Tages rechnet der Arbeitszeitrechner aus, Stunden und Minuten zusammenzählen kann der Stundenrechner. Digital geht es ab Dezember 2026 mit Meine Arbeitszeit Plus: Die App speichert zu jedem Eintrag, wann du ihn erfasst hast, und erstellt am Monatsende einen Arbeitszeitnachweis als PDF. Er dokumentiert deine Zeiten. Die Pflicht des Arbeitgebers zur Arbeitszeiterfassung bleibt davon unberührt.

Stundennachweis im Minijob

Für Minijobs außerhalb von Privathaushalten muss der Arbeitgeber nach § 17 MiLoG Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags aufzeichnen. Die Minijob-Zentrale bietet dafür einen Musterbogen zum Herunterladen an. Der Stundennachweis zeigt auch, wie nah du an der Verdienstgrenze bist. 2026 liegt sie bei 603 € im Monat, beim Mindestlohn von 13,90 € sind das etwa 43 Stunden. Maßgeblich ist der Durchschnitt: Ein Monat darf über 603 € liegen, wenn ein anderer darunter liegt und das Jahr insgesamt unter 7.236 € bleibt. Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Minijob-Grenze.

Beispiel. Aylin ist 24, hat einen Minijob in einem Café und bekommt 13,90 € pro Stunde. Eine Woche im Oktober sieht in ihrem Stundennachweis so aus:

Tag	Beginn	Ende	Pause	Arbeitszeit
Montag	10:00 Uhr	14:30 Uhr	keine	4:30
Mittwoch	10:00 Uhr	16:45 Uhr	30 Minuten	6:15
Samstag	9:00 Uhr	13:00 Uhr	keine	4:00
Woche				14:45

Am Montag und am Samstag braucht Aylin keine Pause, weil sie nicht mehr als 6 Stunden arbeitet. Am Mittwoch sind es mehr als 6 Stunden, deshalb sind nach § 4 ArbZG mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Im ganzen Oktober kommt sie auf 41:30 Stunden. Das sind 41,5 × 13,90 € = 576,85 €, also weniger als 603 €. Mit 45 Stunden wären es 625,50 € gewesen. Ob ein solcher Monat erlaubt ist, hängt dann vom Rest des Jahres ab.