Zeiterfassung mit Excel: die kostenlose Vorlage und die Formeln dahinter

Hier gibt es eine kostenlose Excel-Vorlage für jeden Monat 2026 und 2027. Du trägst pro Tag Beginn, Ende und Pause ein, Excel rechnet die Arbeitszeit und die Summe des Monats aus, auch für Schichten über Mitternacht. Darunter stehen die Formeln aus der Datei und wie du sie in einer eigenen Tabelle verwendest.

Lieber auf Papier? Die Stundenzettel-Vorlage gibt es für dieselben Monate auch als PDF zum Ausdrucken.

Excel-Vorlage kostenlos herunterladen

Jede Datei enthält einen Monat auf einem Blatt, ohne Makros und ohne Anmeldung.

Monat	2026	2027
Januar	Januar 2026	Januar 2027
Februar	Februar 2026	Februar 2027
März	März 2026	März 2027
April	April 2026	April 2027
Mai	Mai 2026	Mai 2027
Juni	Juni 2026	Juni 2027
Juli	Juli 2026	Juli 2027
August	August 2026	August 2027
September	September 2026	September 2027
Oktober	Oktober 2026	Oktober 2027
November	November 2026	November 2027
Dezember	Dezember 2026	Dezember 2027

Was in der Datei steht

Das Blatt trägt den Namen des Monats, zum Beispiel „November 2026“. Oben stehen Felder für deinen Namen und den Arbeitgeber, darunter folgt eine Zeile pro Kalendertag:

Spalte	Überschrift	Inhalt
A	Datum	Wochentag und Datum, Wochenenden farbig hinterlegt
B	Beginn	Uhrzeit im Format h:mm
C	Ende	Uhrzeit im Format h:mm
D	Pause (Min.)	ganze Minuten
E	Arbeitszeit	rechnet Excel aus, Format [h]:mm
F	Bemerkung	frei, etwa für Urlaub oder Krankheit

Unter dem letzten Tag folgen die Zeile „Summe“ für Pausen und Arbeitszeit und die Zeile „Summe in Dezimalstunden“. Ganz unten ist Platz für die Unterschriften von Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Kopfzeile bleibt beim Scrollen stehen, und gedruckt passt der Monat auf eine A4-Seite.

In Beginn und Ende nimmt die Datei nur Uhrzeiten an, in der Pause nur ganze Minuten von 0 bis 1440. Tippst du etwas anderes ein, erscheint ein Hinweis wie „Bitte gib die Uhrzeit mit Doppelpunkt ein, zum Beispiel 8:00.“

Die Formeln in der Vorlage

Ein deutsches Excel zeigt Formeln mit deutschen Funktionsnamen und mit dem Semikolon als Trennzeichen. In Zeile 7, dem ersten Tag des Monats, steht in der Spalte Arbeitszeit:

=WENN(ODER(B7="";C7="");"";REST(C7-B7;1)-D7/1440)

Die Formel hat drei Teile:

• WENN(ODER(B7="";C7="");"";…) lässt die Zelle leer, solange Beginn oder Ende fehlt. An freien Tagen steht deshalb keine 0:00.
• REST(C7-B7;1) rechnet Ende minus Beginn. Excel speichert eine Uhrzeit als Teil eines Tages, 12:00 ist also 0,5. Bei einer Schicht über Mitternacht ist Ende minus Beginn negativ. Das Ergebnis von REST hat „dasselbe Vorzeichen wie Divisor“, mit dem Teiler 1 also nie ein Minus, und es ist genau die Dauer der Schicht.
• D7/1440 zieht die Pause ab. Sie steht in Minuten, und ein Tag hat 1440 Minuten.

Die Summe im November steht in Zeile 37: =SUMME(E7:E36) im Format [h]:mm, daneben =SUMME(D7:D36) für die Pausen. Darunter rechnet =RUNDEN(E37*24;2) die Summe in Dezimalstunden um. In Monaten mit 31 Tagen liegen beide Zeilen eine Zeile tiefer, im Februar zwei Zeilen höher.

In einem englischen Excel heißen die Funktionen IF, OR, MOD, SUM und ROUND, und zwischen den Argumenten steht ein Komma.

Die Formeln für eine eigene Tabelle

Baust du dir selbst eine Tabelle mit Beginn in Spalte B, Ende in C und Pause in D, ab Zeile 2:

Was du willst	Formel	Format
Arbeitszeit, Pause in Minuten	=REST(C2-B2;1)-D2/1440	[h]:mm
Arbeitszeit, Pause als Uhrzeit (0:30)	=REST(C2-B2;1)-D2	[h]:mm
Arbeitszeit in Dezimalstunden	=E2*24	Zahl
Arbeitszeit in Minuten	=E2*1440	Zahl
Summe des Monats	=SUMME(E2:E32)	[h]:mm

Das Format stellst du unter Start, Format, Zellen formatieren ein: In der Kategorie „Benutzerdefiniert“ trägst du [h]:mm als Typ ein. Zwischen Dezimalstunden und Minuten rechnet auch der Rechner Minuten in Dezimal um.

Beispiel: eine Woche mit Nachtschicht

Jonas hat eine 38-Stunden-Woche. Von Montag bis Donnerstag arbeitet er tagsüber, am Freitag in der Nacht:

Tag	Beginn	Ende	Pause (Min.)	Arbeitszeit
Montag	7:00	15:45	45	8:00
Dienstag	7:00	16:15	45	8:30
Mittwoch	7:00	15:30	30	8:00
Donnerstag	7:00	15:30	30	8:00
Freitag	22:00	6:15	30	7:45
Summe			180	40:15

Am Freitag rechnet Excel 6:15 minus 22:00, das sind minus 15:45 Stunden. REST macht daraus 8:15, die Zeit von 22:00 bis 6:15 Uhr. Nach 30 Minuten Pause bleiben 7:45. Die Woche ergibt 40:15 Stunden, in Dezimalstunden 40,25. Gegen das Soll von 38 Stunden sind das 2,25 Stunden mehr.

Ohne REST stünde am Freitag ####. Mit dem Format h:mm statt [h]:mm zeigt die Summe 16:15, weil Excel dort den vollen Tag weglässt.

Ob die Pausen zu § 4 ArbZG passen, prüft die Vorlage nicht, sie zieht ab, was du einträgst. Hier passen alle: Bei mehr als 6 bis zu 9 Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten vorgeschrieben. Die Pausen prüft der Arbeitszeitrechner für dich.

Typische Fehler

#### in der Zelle. Die Spalte ist zu schmal, oder das Ergebnis ist eine negative Zeit. Negative Zeiten entstehen bei Nachtschichten ohne REST oder bei einer Differenz wie Arbeitszeit minus Soll. Differenzen rechnest du besser in Dezimalstunden: =E2*24-8 ergibt bei 7:45 Stunden minus 0,25.

Die Summe springt nach 24 Stunden zurück. Das Format h:mm zeigt nur eine Uhrzeit. Für Summen brauchst du [h]:mm.

Komma, Punkt und Doppelpunkt. Uhrzeiten trägst du mit Doppelpunkt ein, also 8:15. Mit Komma ist 8,15 für Excel eine Zahl, und die Zahl 1 steht für einen ganzen Tag. Die Vorlage lehnt so eine Eingabe ab. Dezimalstunden schreibt ein deutsches Excel mit Komma, 8,25. Englische Anleitungen schreiben 8.25 und trennen die Argumente mit Komma, im deutschen Excel steht dort ein Semikolon.

Was das Recht zur Excel-Tabelle sagt

Die Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen, liegt beim Arbeitgeber (BAG, 1 ABR 22/21). Eine bestimmte Form gibt das BAG dafür nicht vor: Die Erfassung muss „nicht ausnahmslos und zwingend elektronisch erfolgen“. Mehr dazu steht im Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung.

Für Minijobs und einige Branchen verlangt § 17 MiLoG Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Nach dem Bundesarbeitsministerium ist es egal, „ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird“. Pausen gehören dort nicht zur Arbeitszeit, ihre Lage und Dauer muss aber nicht aufgezeichnet werden. Eine Ausnahme nennt der Zoll für die Fleischwirtschaft: Dort ist elektronisch aufzuzeichnen. Der Arbeitgeber darf die Zeiten von den Beschäftigten aufschreiben lassen. Dass die Liste stimmt, muss nach dem Bundesarbeitsministerium aber er sicherstellen.

Ein Entwurf aus dem Arbeitsministerium, der im Juni 2026 bekannt wurde, sieht nach der Zusammenfassung des Paritätischen eine elektronische Aufzeichnung am selben Tag vor. Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sollen auf Papier bleiben dürfen. Beschlossen ist der Entwurf mit Stand 27.10.2026 nicht.

Wer Überstunden bezahlt haben will, muss nach dem BAG darlegen, dass er sie geleistet hat und dass der Arbeitgeber sie angeordnet, geduldet oder gebilligt hat (5 AZR 359/21). Eine bestimmte Form für deine eigene Aufzeichnung nennt das BAG dabei nicht. Eine eigene, zeitnahe Aufzeichnung ist der erste Schritt deiner Darlegung, kein Beweis. Über ihren Wert entscheidet im Streit das Gericht. Eine Excel-Datei hält nicht für jede Zeile fest, wann du sie eingetragen hast. Meine Arbeitszeit Plus speichert ab Dezember 2026 zu jedem Eintrag, wann du ihn erfasst hast, und erstellt am Monatsende einen Arbeitszeitnachweis als PDF.